Havalimanı karşılama hizmeti seçilen organizasyon paketinin kapsamına bağlıdır. Transfer hizmeti dahilse uçuş bilgileri önceden alınarak havalimanı, otel ve sağlık kuruluşu arasındaki ulaşım planlanabilir. Karşılama noktası, araç bilgisi, iletişim kişisi ve olası uçuş gecikmelerinde izlenecek yöntem seyahatten önce netleştirilmelidir.